Онлайн-касса: что это такое и как перейти на новую систему

Кассовый аппарат: виды и предназначение

Кассовый аппарат– упрощенное название контрольно-кассовой машины (ККМ). Она используется для учета денежных поступлений и приобретения товара, печати и выдачи кассового чека и для передачи данных в Федеральную Налоговую Службу (ФНС). Основная задача такого аппарата – фиксация факта сделки купли-продажи на бумаге (или в электронном виде). С 2017 года в России постепенно переходят на такие устройства, которые могут самостоятельно передавать данные.

Раньше владельцу кассового аппарата необходимо было лично принести его в налоговую для регистрации, заключить договор с ЦТО (Центр Технического Обслуживания), опломбировать и вызывать специалистов для проверки и смены пломбы каждые три месяца. Кроме того, каждый предприниматель обязан был хранить чеки за каждую смену. Теперь ситуация с обслуживанием аппарата и сдачей отчетности принципиально иная.

ИП: нужен ли кассовый аппарат?

Раньше индивидуальные предприниматели могли самостоятельно выбирать, как подтверждать совершение покупки. Для этого подходили не только кассовые чеки, но и товарные. Однако 54-ФЗ, который определяет процедуру сдачи налоговой отчетности, изменился. Теперь почти все сделки купли-продажи должны в обязательном порядке оформляться через онлайн-кассу. Особенности такого оборудования позволяют налоговой инспекции эффективнее контролировать деятельность предприятия благодаря фискальному накопителю. В него записываются все проведенные сделки и информация о них автоматически отправляется в ФНС. Предпринимателю это позволяет избежать ненужных выездных проверок, постоянного обслуживания оборудования. А некоторые виды устройств значительно упрощают жизнь – при наличии определенного ПО их можно использовать для учета товаров.

Когда нужна онлайн-касса для ИП

Если коротко, то онлайн-касса для ИП нужна почти всегда. Начиная с 2017 года, индивидуальных предпринимателей постепенно переводили на новую систему контроля и учета. Сейчас осталась только одна категория ИП, которые могут до 1 июля 2021 не устанавливать фискальные ККМ с доступом к интернету. Главное условие: у них не должно быть наемных работников, оформленных по трудовому договору. Кроме того, такие индивидуальные предприниматели могут реализовывать товары только собственного производства, выполнять работы или оказывать услуги.

Онлайн-касса: особенности перехода при разных типах ИП

С 1 июля 2017 года на онлайн-кассы должны были перейти все ИП, за исключением тех, кто занимался продажей газет и журналов, ценных бумаг, овощей вразвал или напитков из цистерн, мороженного и безалкогольных напитков в киосках; кто торговал на розничных ярмарках; занимался ремонтом обуви, вспашкой огородов и распилом дров, сдавал в аренду жилые помещения, присматривал за детьми и инвалидами, готовил в образовательных учреждениях. Еще через год на новую систему перешли почти все индивидуальные предприниматели: владельцы вендинговых автоматов, работающие на патенте или ЕНВД, осуществляющие розничную торговлю или оказывающие услуги общественного питания с наемными сотрудниками. И, наконец, с 1 июля 2019 года онлайн-кассами должны пользоваться все у кого есть наемные рабочие и кто реализует товары не собственного производства.

Онлайн-касса для ИП: где купить?

Купить онлайн кассу для ИП можно через интернет или в магазине специального торгового оборудования. Сейчас с этим нет проблем, однако в первом-втором квартале 2019 года, когда предприятия массово переходили на новый вид оборудования, возникал дефицит устройств. Важно понимать, что приобретать новый аппарат совсем необязательно – большинство относительно новых моделей ККМ легко модифицируются и перепрошиваются, чтобы подходить под критерии. Фискальные регистраторы продаются отдельно и при подключении к компьютеру или мобильному устройству с необходимым ПО также выполняют роль онлайн-кассы.

Фискальные кассы: теперь только онлайн

Фискальные кассы – они же контрольно-кассовые машины с фискальным накопителем, или онлайн-кассы. После вступления в силу поправок к 54-ФЗ, большинству предприятий можно использовать только этот вид ККТ. Также можно приобрести фискальный регистратор отдельно, но перед покупкой стоит проверить, можно ли обновить кассовое ПО и сделать аппараты совместимыми друг с другом. К сожалению, сразу после перехода, на рынке наблюдался некоторый дефицит аппаратов. А еще случались сложности с их подключением. Ниже разберем особенности четырех самых известных марок.

  • Онлайн-касса «Эвотор» (или, как ее иногда называют, онлайн-касса «экватор» или «аватар»). В линейке ККМ не так много моделей, отличаются они размерами экрана, внешним видом и функционалом. Почти все устройства 12-14 часов работают без подзарядки, есть возможность подключить дополнительное оборудование. Модель 5i дает возможность принимать любые виды платежей.
  • «Атол»: онлайн-касса. Собирательное название целого семейства контрольно-кассовых машин для предпринимательской деятельности. Компания предлагает смарт-терминалы, фискальные регистраторы, мобильные и автономные устройства, а также ньюджеры – собственное изобретение, идеально подходящее для передвижной торговли.
  • Касса Штрих-М – продукт одноименной компании, производящей кассовое оборудование уже 30 лет. Среди моделей есть варианты с эквайрингом, возможностью автономной работы, с разной шириной чековых лент. Удобно то, что эта же компания производит и фискальные накопители, так что предлагает клиентам готовые решения.
  • МТС-касса онлайн. Один из крупнейших российских операторов связи предлагает мобильные и стационарные варианты, а также аппараты с эквайрингом – возможностью безналичного расчета. Отличительные особенности – интеграция с товаро-учетной программой и модернизация под современные требования.

Подробнее про функционал и сферы использования терминалов можно узнать в каталоге.

Касса: купить, подключить и забыть

Когда нужно купить новый кассовый аппарат

Покупка нового кассового аппарата не всегда обязательна. Во многих случаях, можно подключить необходимые модули к уже имеющейся ККМ или сделать ее перепрошивку. Самые главные условия: наличие фискального накопителя и возможность отправки данных через интернет. Такое устройство продается отдельно, для корректной работы придется установить необходимое ПО на кассовый аппарат или компьютер. Модернизация ККТ чуть сложнее, чем приобретение нового оборудования. Чтобы модернизировать старое устройство понадобится проверить ПО на совместимость с онлайн-кассами, купить комплект модернизации (а часто – вызвать специалиста), сходить в ФНС и снять кассу с регистрации, модернизировать аппарат, обновить ПО и зарегистрировать новую контрольно-кассовую технику в налоговой. Средняя цена такой модернизации: от 6 до 15 тыс. рублей.

Онлайн-касса: цена вопроса

Цена онлайн-кассы зависит от типа устройства и его функционала. Простые варианты для индивидуальных предпринимателей можно купить за 4-5 тыс. рублей. Они обладают всем необходимым для оказания услуг или розничной торговли. Однако если речь идет о крупном магазине или компании с сотнями постоянных клиентов, лучше выбирать модель дороже. У них более широкие возможности: можно интегрировать любую товаро-учетную программу или базу данных, и автоматизировать не только бухгалтерские, но и логистические процессы в компании.

Кроме того, для некоторых видов товаров (сигареты, меха, обувь, одежда) обязательна маркировка. А значит, для продажи такого продукта конечному покупателю придется обзавестись сканером кодов.

К этому стоит прибавить стоимость услуг Оператора Фискальных Данных (ОФД) – посредника между предпринимателями и налоговой. Именно туда отправляются все данные о совершенных сделках, там они хранятся, систематизируются и оттуда отправляются в ФНС. Цена у всех операторов одинаковая: 3000 рублей в год за один кассовый аппарат.

Фискальный накопитель по новым правилам нужно менять один раз в 13 месяцев. Для индивидуальных предпринимателей, использующих для ведения деятельности УСН, патент или ЕНВД, сделано исключение. Им позволено менять фискальный накопитель один раз в 3 года. Стоимость такого устройства начинается от 7500 рублей.

Онлайн-касса: где купить и что потом?

Для перехода на новую систему недостаточно просто купить онлайн-кассу - она не начнет работать сама по себе. Потребуется также правильно ее подключить и зарегистрировать. Налоговая начнет считать, что предприятие перешло на новую систему только тогда, когда Оператор Фискальных Данных (ОФД) передаст ей первую информацию о совершенных сделках.

Подключение онлайн-кассы

Оборудование не начнет работать само – его нужно правильно оформить и подключить. На первом этапе придется сходить в ФНС и снять с учета старый кассовый аппарат. Потом предстоит подключить оборудование к компьютеру (при необходимости) и заключить договор с ОФД. Для этого потребуется квалифицированная электронная подпись, которую, однако, многие фирмы сделают на месте за дополнительную плату. Выбрать подходящую компанию можно в реестре или обратиться в компанию «Бизнес Партнер» - специалисты заключат договор с аккредитованным оператором. На последнем этапе придется еще раз сходить в ФНС и зарегистрировать новую ККМ, но только если у предпринимателя нет Квалифицированной Электронной Подписи (КЭП). Если же она есть, зарегистрировать аппарат можно через личный кабинет на сайте nalog.ru . С этим также готовы помочь специалисты компании «Бизнес Партнер».

Онлайн-касса: обязательно ли подключение к интернету?

Парадоксально, но для работы онлайн-кассы не обязательно подключение к интернету. Предпринимателям из отдаленных сел и деревень, в которых живет меньше 10 000 человек и вовсе необязательно переходить на новое оборудование. Из-за отсутствия интернета или его дороговизны, для них сделано послабление.

Всем остальным придется перейти на онлайн-кассы, но бояться временных перебоев с интернетом не стоит. Любое устройство может работать в автономном режиме. Фискальный регистратор продолжит накапливать данные о проведенных сделках и отправит их в налоговую как только снова подключится к глобальной сети. Однако у такого режима есть ограничение в 30 дней – после этого ОФД заблокирует устройство и продлить его работу смогут только специалисты. Связано это с тем, что все данные о сделках должны поступать в налоговую инспекцию не позже, чем через месяц после совершения.

Онлайн-касса: Иркутск переходит на новую ККТ

Закон № 54 – федеральный, а значит, обязателен для исполнения на всей территории Российской Федерации. Однако и в нем есть вопросы, которые решаются на местах. Список формируют региональные власти в каждом субъекте федерации. В Иркутской области тоже есть «Перечень отдаленных и труднодоступных местностей, в которых организации и индивидуальные предприниматели вправе не применять контрольно-кассовую технику». Предпринимателям, которые ведут деятельность в таких регионах не нужно заключать договор с ОФД, но необходимо приобрести кассу с фискальным накопителем и менять его каждые 13 месяцев.

Где купить онлайн-кассу в Иркутске

Купить онлайн-кассу в Иркутске можно в специализированных магазинах торгового оборудования. Или в фирмах, которые предоставляют услуги бухгалтерского и юридического сопровождения бизнеса. Например, в компании «Бизнес Партнер». Выгодное отличие таких поставщиков оборудования в комплексном подходе. Специалисты компании не только порекомендуют оптимальный тип ККМ для конкретных нужд предпринимателя, но и подключат его, настроят, зарегистрируют в ОФД и ФНС, а также научат им пользоваться.